本当の最新版

八月 情報システム課

盆休みの前の週、情報システム課の奥の机に、共有フォルダの一覧を印刷した紙が積み上がった。AI推進室の室長代理になって4か月の瀬尾奈々は、その厚みを見て、印刷を頼んだことを少し後悔した。

六月に、アストラム・データの社内文書検索を、対象を絞って試すと決めた。社員が質問すると、社内の文書から該当する箇所を探して答えを返す仕組みである。何を探させるかを決めるには、まず社内に何があるかを知らなければならなかった。

「共有フォルダ全体で、約12テラバイトです。ファイルの数は、途中で数えるのをやめました」

画面の数字を読み上げたのは森拓海だった。情報システム課の入社三年目で、推進室の実務を手伝っている。隣で、係長の倉田誠が紙の一枚を指で叩いた。推進室を兼務する、瀬尾の同期である。

「これ見ろよ」

「本当の最新、って書いてあるんだから、これが最新なんじゃないの?」

「更新日時は、『修正2』のほうが3日新しいんです」

「本当の最新を作ったあとで、誰かが修正2のほうを直したんだろ。どっちが正しいかは、中身を読んでも分からない。決めた人に聞くしかない」

「決めた人って、誰?」

「それが書いてあれば、こんな名前にはならないんだよ」

森は、1週間かけて拾ったことを一枚にまとめていた。

「空欄ってことは、まだ売ってる製品なんだよね?」

「それが分からないんです。現行なのか、書き忘れなのか、廃止の手続きをしないまま後継品が出たのか。空欄が何を意味するのか、台帳のどこにも書いてありません」

「空欄があること自体は、どこの台帳にもある。困るのは、空欄の意味を誰も書いてないことだ」

瀬尾は、一覧の厚みをもう一度見た。

「検索の仕組みを入れる話だと思ってたけど、ほとんどフォルダの話だね」

「去年のCS課もそうだっただろ。回答案を作る設定そのものは、わりとすぐ動いた。時間を食ったのは、村瀬ノートを打ち直して、3万スレッドのメールの型番の書き方をそろえて、それをつなぐところだ。手間のほとんどは、AIの外にある」

同じ週 第二会議室

アストラム・データの営業部長の間宮が、試行の進め方を説明しに来た。大きな画面に、社員が質問を打ちこむと手順書の一節が出てくる流れが映った。

「社内の文書に書いてあることなら、何でも答えられるようになります。データ整備は後で大丈夫です。AIが自動で整理しますので。既存の社内文書を、そのまま活用できます」

「12テラバイト、まずは全部入れてしまいましょう。使いながら整っていきます。文書を直したら、リアルタイムで反映されます」

瀬尾は、印刷した一覧の一枚を差し出した。「本当の最新」のある一枚だった。

「こういう重複こそ、AIの得意なところです。似た文書をまとめて、新しいほうを優先して答えます」

「新しいほう、というのは更新日時ですか。この二つは、古いほうが正しいかもしれないんです」

「そこは、日付で絞りこむ設定もございますので」

「画像で保存された手順書は、どうなりますか。手書きの直しが入っているものです」

「文字の読み取りは標準で付いています。精度は、原本の状態によりますね」

「個人情報も、自動でマスキングします。伏せてしまえば個人情報には当たりませんので、ご安心ください」

倉田が、瀬尾にだけ聞こえる声で言った。

「使いながら整う、ね。で、それ誰が直すの」

手元の見積書には、項目が4つ並んでいた。

データを整える作業は、一行もなかった。間宮に悪気があるようには見えなかった。間宮は、棚卸しの一覧をまだ見ていないのだ。見ていないものの工数は、見積もりに載らない。載らなかった工数は消えるのではなく、朝凪精機の誰かの仕事として残る。

「一つ、書面でお答えいただけますか。試行を始めるまでに、当社側で必要になる作業を挙げてください。工数の見込みも添えて」

「当社側、ですか。基本的には、フォルダの場所を教えていただければ」

「技術の方にも確かめていただけると助かります。うちのフォルダのどの問題が仕組みで軽くなって、何が残るのかを知りたいんです」

「承知しました。技術の者に確認させます」

間宮が帰ったあと、森がぽつりと言った。

「版が混ざったまま入れたら、古い手順を根拠にした答えが返ってきますよね。使いながら整う、というより、使いながら間違いが見つかる、だと思います」

八月下旬 返信

返信は、盆休みが明けた週に届いた。差出人は、アストラム・データの技術部だった。

誠実な返事だった。そして、3つとも朝凪精機の仕事だった。森が対象の文書数から工数をざっと積み上げると、試行に着手できる見通しは3か月先に動いた。照会にかかったのは、メール一往復だけだった。

瀬尾はその日のうちに、常務の大槻修に報告した。三か年計画の責任者である。

「3か月遅れる? 結論から頼む」

「遅れるのではなく、最初から3か月かかる仕事でした。見積もりに入っていなかっただけです」

「アストラムは、後でAIが整理すると言っていたんだろう」

「AIにできるのは、似た文書を並べたり、画像から文字を読んだりするところまでです。どれが正しい版かは、うちでしか決められません」

大槻は腕を組み、しばらく天井を見ていた。

「それなら、この際だ。12テラ全部を整理する全社プロジェクトを立ち上げろ。他社はもうやってるぞ」

「全部を整える前に、何に使うかを決めさせてください。使い道が決まっていないと、どこまで整えたら終わりなのかが決まりません。終わらないプロジェクトになります」

「……1週間で案を持ってこい」

八月の最後の週 第二会議室

案を作る打ち合わせには、第一工場の品質保証課長の野口剛と、総務課主任の戸田美和にも来てもらった。手順書の多くは野口の課が持っている。契約と規程は戸田の担当だった。

全部を整えない理由を瀬尾が説明しようとしたとき、森が先に口を開いた。

「五月に営業から、過去3年の受注データで需要予測ができないか、と相談があったんです。データは販売管理にそろっているから、すぐできるだろうと」

「出してみたら、二年前に商品コードの体系を切り替えていて、前と後で同じ商品が別のコードでした。対応表は切り替えのときに作ってあったんですが、その後に増えた商品が入っていなかった」

「見た目は3年分つながってるのに、中身はつながってない、ってこと?」

「はい。対応表を直すのに、見込みの3倍かかりました。予測の話は、まだその先に進んでいません」

「こういうとき、商品マスタを全部統合しようって話になるんだよ。でも統合は大工事だ。対応表を一本作って、持ち主を決めて、商品を足すたびに一行足す。たいていはそれで足りる。あのときは、持ち主が決まってなかった」

瀬尾は、ホワイトボードに一行書いた。「対象 現行の手順書 約1,800件、製品仕様書 約600件」。検索させる用途に要るのは、この2種類だけだった。

「手順書の現行版を、机の上で決めるのか。現場を見てから言ってくれ」

「だから、決めるのは持っている課にお願いしたいんです。検査の手順書なら、品質保証課に」

野口はしばらく一覧を眺めていた。「本当の最新」の一枚で、指が止まった。

「うちの班長のファイルだ。正しいのは修正2のほうだよ。……決めるのは、うちの仕事だな。改訂したら、その日のうちに差し替える。旧版は消さずに、別のフォルダへ移す」

「それと、『現行』の意味を決めておけ。承認印のある版か、現場で実際に使っている版か。うちでは、ずれていることがある」

「それで足ります。リアルタイムで反映、と言われましたけど、手順書が変わるのは改訂のときだけです。改訂した日に差し替えが済めば、使う側は困りません」

戸田は、アストラムの提案書を声に出して読んでいた。

「『マスキング処理により、個人情報には該当しなくなります』。……根拠は、書いてないですね。伏せたら扱いが変わるのかどうかは、顧問の早坂先生に確認します。所管の役所が公表している資料も見ておきます」

「確認を待つあいだも進められるように、個人の名前や連絡先が入った文書は、最初から入れないのはどうですか。手順書と仕様書を探すのに、お客さんの携帯番号は要らないので」

「送らなければ、伏せ方で悩む必要もない。それと権限だ。検索は、聞いた人が誰かを見ないで答えを返す。見ていい範囲は、入れる前に単位を決める。一度入れてから絞るのは、ほぼ無理だ」

「単位って、部署ごと?」

「文書の種類ごとでもいい。手順書は全社員が読める、仕様書は開発と品証と営業だけ、とかな。退職者の権限も、そのときに外す」

「権限の洗い出しは、自分がやります」

その週の終わり、瀬尾は一枚の案を大槻に出した。

大槻は、12テラのうちどれくらいかと聞いた。件数で言えばごく一部です、と瀬尾は答えた。

「小さいな。……だが、誰が持つのかが書いてあるのはいい」

その夜、瀬尾は手帳に書いた。

「『データ整備は後で』と言われたら、当社側でやる作業を挙げてもらう。後に回されるのは、たいていうちの仕事だ」